סיכום שנת 2017 ותכנית 2018 ועדת ביקורת

ועדת ביקורת • 10/4/2018 כניסות

קבצים מצורפים:

ביקורת - התייחסות הנהלה לסוגיות שטרם יושמו (1)

פעילות וועדת ביקורת בשנת 2017

קיבוץ רמת דוד - התייחסות הביקורת לנושא שדה התעופה - 29.1.17 (2)

קיבוץ רמת דוד - מעקבי יישום דוחות הביקורת הפנימית - מצגת לאסיפת קיבוץ - ...

קיבוץ רמת דוד - תקציר מנהלים - משא, מבנה ארגוני ניהולי, שכר מנהלת קהילה-...

קיבוץ רמת דוד- דוח הביקורת הפנימית- מינויים וקדנציות-תקציר מנהלים מעודכן...


פעילות ועדת ביקורת במהלך שנת 2017

בתחילת השנה, עם כניסתנו לתפקיד, שלחנו קול קורא ובו ביקשנו לדעת מהם הנושאים בהם חברי הקהילה חושבים שיש לבצע ביקורת בקיבוץ. מתוך הנושאים שעלו בנינו את תכנית הביקורת לשנה 2017.

להלן התכנית:

           

 

 

מס'

תקופה

נושא

פירוט

שעות ביקורת

1

1-4/17

מינויים וקדנציות

זהות ממלאי התפקידים בקיבוץ ואופן בחירתם, הבחנה בין תפקיד קדנציאלי למקצועי, כפיפויות, תוכניות עבודה, ועדות איתור, קריטריונים ומכרזים, התאמה לקריטריונים בעת קבלה לתפקיד, יעדים ומדידה, פיקוח על ממלאי תפקידים, עתודה ניהולית, התאמת המבנה הארגוני לצרכים - כולל עלויות, תקינות המבנה הארגוני לרבות איגום משאבים, בחירות לוועדות והנהלות, הרכבי ועדות והנהלות, שכר ממלאי תפקידים, הגדרות תפקידים, נוהל פניות חברים, ועוד.

95

2

5-10/17

שיוך דירות

השכרת דירות יורשים, רכישת דירות לבנים, החלטת 'היום הקובע', מגורים ללא שכירות בבניה, מסירת שטחים בהתאם להחלטות, קבלת החלטות בתחום בנייה ופתיחת מתחמים לבנייה, התנהלות המנהלים ויישום תפקידם של ממלאי התפקידים, מערכת היחסים בין הקיבוץ לתקומה, שכונת השרון, ועוד.

110

3

11-12/17

מעקבי יישום

מעקבי יישום המלצות דוח הביקורת בנושא בטיחות. הוחלט לבצע במידה והזמן יאפשר. לא בוצע בסופו של דבר.

30

סה"כ תקציב שנתי

235

                                                                                                                                                    

התכנית הוצגה ואושרה באסיפה.  

במהלך ינואר 2017, טרם החלנו בביצוע התכנית, ביקשנו מהמבקר לבדוק יישום של דוחות ביקורת קודמים הרלוונטיים לתחומי המבנה הארגוני והמשאב האנושי בקיבוץ (נושא אשר עלה מהחברים כנושא לביקורת) , אשר נכתבו לפני כניסתנו לתפקיד, זאת על מנת לוודא שכל ההמלצות הקודמות של הביקורת מקבלות התייחסות לפני פתיחת נושאים חדשים. בהמשך לכך, נכתב דו"ח יישום אשר הועבר להתייחסות ההנהלה.

בנוסף, ביקשנו מהמבקר לבחון את התנהלות הקיבוץ בסוגיית הקמת שדה תעופה אזרחי ברמת דוד, בקשה שעלתה מחלק מהחברים. המבקר כתב מכתב בנושא השדה, שהועבר להנהלה והופץ לחברים. כפי שיפורט בהמשך חברים יכולים לפנות לביקורת בכל נושא, וועדת הביקורת, יחד עם המבקר, מקבלת החלטה האם הנושא יבוקר ויפורסם לכלל החברים או יבוקר והתשובה תוחזר לחבר שפנה או לא יבוקר כלל. נהלים בעניין מפורטים בהמשך.

המכתב ותקציר של דו"ח היישום מצורפים כקבצים. (ניתן לפנות לוועדת הביקורת ולבקש לקרוא את הדו"ח המלא).

לאחר סיום עריכת הדו"ח בנושא מינויים וקדנציות, התקיימה ב-3.7.2017 פגישה בנושא אשר עיקרה נסב סביב חשיבות הדיון על המבנה הארגוני בקיבוץ. בדיון השתתפו הצוות המתאם (רועי רבן, אביב מן, שרון ורדי), המבקר (עזרא מזרחי) ויו"ר ועדת ביקורת (דקלה יוחאי-רוטמן).

בפגישה הומלץ להקים צוות ייעודי הנושא: ילמד לעומק את ההגדרות הקיימות בקיבוץ, את המבנה הארגוני הקיים ומערכות היחסים בין חלקיו השונים, וכן, ילמד לפחות שני מודלים הקיימים בקיבוצים מתחדשים בעלי מאפיינים דומים לקיבוץ שלנו.

הלמידה תתמקד הן בבעלי התפקידים בשכר והן בנציגי הציבור בוועדות ובצוותים השונים.  ההנהלה קיבלה את ההמלצה והוקם צוות מבנה ארגוני. דו"ח מינויים וקדנציות הועבר לצוות ולהנהלה.

תקציר של דו"ח מינויים וקדנציות מצורך כקבוץ למסמך זה.(ניתן לפנות לוועדת הביקורת ולבקש לעיין בדו"ח המלא).

תגובת ההנהלה לדו"ח היישום, לדו"ח מינויים וקדנציות ולמכתב בנושא שדה התעופה מצורפת כקובץ.

בשל מתן עדיפות להשלמת המלצות הביקורת משנים קודמות, הלו"ז שתוכנן לוועדת הביקורת לשנת 2017 נדחה, ולכן הדו"ח בנושא שיוך הדירות נכתב אך טרם פורסם להנהלה. לאחר שיפורסם להנהלה ונקבל את תגובתה, נפרסם אותו לחברים.

במקביל לכל אילו ארגנו מחדש את נוהל הפנייה של החברים לוועדת הביקורת על מנת שתוכלו לפנות בנושאים הנראים לכם רלוונטיים. להלן הנוהל העדכני:

טיפול בפניות חברים - קיבוץ רמת דוד

א.      כל חבר רשאי לפנות לוועדת הביקורת ולהעלות את פנייתו/תלונתו, וזאת לאחר שפנה ראשית לקבלת התייחסות מהגורמים הרלוונטיים.

ב.      הפניות לוועדה יהיו בכתב בלבד, באמצעות תיבת הדואר (ממוקמת בכניסה לבניין המזכירות) או באמצעות מייל לכתובת: diklary@gmail.com, ובציון שם הפונה. הועדה רשאית, במקרים חריגים ועל-פי שיקול דעתה, לקבל פניה בדרך אחרת.

ג.        ועדת הביקורת תבחן את הפניות אשר יגיעו אליה ותחליט, בשיתוף המבקר, האם להעביר לבדיקה את הפניות שנתקבלו על בסיס הקריטריונים הבאים:

1.       דרישות החוק והתקנות.

2.       נהלי ותקנוני הקיבוץ.

3.       החלטות במוסדות הקיבוץ.

4.       הציבור אליו הפניה נוגעת.

5.       מגבלת התקציב.

6.       עניין הציבור.

7.       היקף הבדיקה.

הוועדה מתחייבת לענות לפנייה בכתב שבועיים מיום קבלתה ולציין האם וועדת ביקורת יכולה לטפל בפנייה ואם כן מהי הדרך.

ד.      הפניות הבאות לא יבדקו על-ידי המבקר: תלונות הנמצאות בחקירת משטרה, בתי דין, מוסדות בוררות ו/או עורכי דין, סכסוכים בין חברים, פניות בחוסר תו"ל(תועלת לציבור) וכדומה.

ה.      החליטה הועדה להעביר את התלונה לבדיקתו של המבקר, תעביר אליו את כל החומר הרלוונטי  שנתקבל בכתב כולל פנייתו של החבר.

ו.        במקרים חריגים, קיימת לחבר אפשרות לפנות ישירות למבקר, מבלי להעביר את הפנייה באמצעות ועדת הביקורת. המבקר על-פי שיקול דעתו המקצועי, יחליט האם, בנסיבות העניין, קיימת הצדקה לפנייה ישירה. במידה ויחליט המבקר לבדוק את הנושא, יעדכן את ועדת הביקורת בעניין ללא ציון שם הפונה ומהות הפניה, אולם במידה ויחליט המבקר, כי בנסיבות העניין, נכון יהיה להעביר את הפנייה באמצעות ועדת הביקורת, יעדכן את החבר הפונה לפעול בהתאם לנוהל זה.

ז.       המבקר יעלה בפני הגורם האחראי את הפניה שנתקבלה ויבקש את תגובתו. לאחר מכן ובהתאם לבקשתו, יקבל המבקר את כל המסמכים הרלוונטיים הנוגעים בדבר לצורך בחינת התלונה ועמדות הצדדים.

ח.      המבקר יענה בכתב על פניית החבר, תוך חודש ימים מהיום שנתקבלה בידו.

ט.      העלתה הבדיקה, כי התלונה מוצדקת, יצביע המבקר על הצורך בתיקון הליקוי שנמצא ועל הדרך לתקנו.

י.        המבקר יגיש את תוצאות הבדיקה לחבר הפונה, לוועדת הביקורת ולמנהל התחום לצורך תיקון הליקוי (במידת הצורך). בתשובתו יציין המבקר את הנימוקים להחלטתו.

יא.   בהתאם לאופי הפניה וההשלכות הציבוריות תחליט ועדת הביקורת על פרסום תוצאות הבדיקה.

יב.    אחת לשנה יגיש המבקר להנהלה ולוועדת הביקורת, דוח על פעילותו כנציב פניות החברים.

שנת 2018  אנו ממתינים לקבלת מסגרת התקציב שלנו ממנהל הקהילה, לאחר מכן נבנה את תכנית 2018. 

diklary@gmail.com  מוזמנים לשלוח נושאים הנראים לכם רלוונטיים לתכנית למייל  

בברכה, גלי וייס, דני אדלשטיין ודקלה יוחאי רוטמן- וועדת ביקרות, רמת דוד.





בלי וירוסים. www.avast.com